A estruturação orçamentária compreende a elaboração e organização de um plano financeiro destinado a direcionar as atividades de uma organização, esta estruturação deve ser focada em trazer para os gestores indicadores que possam ser geridos e acompanhados, permitindo assim ações ativas de suas receitas, despesas e investimentos, este orçamento é gerido e acompanhado de acordo com o nível hierárquico da organização, cada departamento da organização acompanha os seus respectivos indicadores, gerando assim um cultura sinérgica voltada para os resultados da organização  

Existe várias configurações e tipos de orçamento, mas aqui falaremos deste de forma mais genérica, e a implantação desta cultura organizacional para a gestão orçamentária focada em resultado depende da execução das seguintes etapas

1. Definição dos objetivos:

Identifique e defina os objetivos financeiros da organização, abrangendo metas de receita, controle de custos e despesas, investimentos e outros aspectos relevantes.

Analise os registros financeiros anteriores para compreender padrões de gastos, receitas e identificar áreas de melhoria. Se necessário, adote uma abordagem mais profunda, examinando minuciosamente a realidade da empresa e iniciando um orçamento do zero.

2. Envolvimento das Partes Interessadas:

Garanta a inclusão das necessidades e expectativas de diversos departamentos e partes interessadas durante a elaboração do orçamento, assegurando que toda a empresa seja representada de acordo com seus respectivos níveis hierárquicos dentro da organização, quanto mais participativo é o orçamento, mais os colaboradores vão se emprenhar em aceitar as proposições dos resultados, após sua implantação.

3. Estabelecimento de Categorias Orçamentárias:

Revise seu plano de contas, e divida o orçamento em categorias, como receitas, custos, tipos de despesas, investimentos, reservas etc., para uma visão clara e estruturada das finanças organizacionais.

4. Elaboração do Orçamento de Receitas, Gastos e Investimentos:

Estime as receitas esperadas, considerando diversas fontes de renda, como vendas, investimentos, subsídios, entre outras. Detalhe as despesas planejadas, incluindo custos operacionais, salários, aquisição de ativos, despesas de marketing etc.

Ao realizar essas projeções de receitas e despesas, leve em consideração os períodos sazonais específicos de cada negócio. Essa projeção requer um conhecimento abrangente da organização. Distribua os recursos disponíveis de acordo com as prioridades estabelecidas, garantindo atenção necessária às áreas críticas. Reserve fundos para situações imprevistas e contingências, pois se estes valores já estão provisionados, não impactarão os resultados da empresa

5. Definição de Metas e Indicadores:

É fundamental para o sucesso da gestão orçamentária estabelecer metas específicas para cada categoria orçamentária e identificar indicadores-chave de desempenho (KPIs) para monitorar o progresso. Essas metas precisam ser específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais, proporcionando uma direção clara para o uso dos recursos financeiros. Além disso, os KPIs são essenciais para avaliar o desempenho em relação às metas estabelecidas, permitindo ajustes e tomadas de decisão assertivas ao longo do período orçamentário. Ao definir metas e KPIs específicos para cada nível hierárquico da organização de forma categorizada, as organizações conseguem focar seus esforços e recursos de forma mais eficiente, impulsionando o alcance de resultados financeiros alinhados com os objetivos estratégicos.

6. Revisão e Aprovação:

Após a elaboração do orçamento, é essencial submetê-lo para revisão e aprovação pelas partes interessadas relevantes, como a diretoria executiva ou o conselho administrativo. Esta etapa é crucial para garantir a validação e alinhamento do orçamento com os objetivos estratégicos e as necessidades da organização. A revisão pelo corpo diretivo assegura que o orçamento esteja alinhado com a visão e diretrizes da empresa, enquanto a aprovação formal confere autoridade e respaldo para a execução das atividades planejadas. Esta prática contribui para uma gestão financeira mais transparente, eficiente e alinhada com os interesses da organização como um todo

7. Implementação:

Após a aprovação do orçamento, é fundamental colocar em prática as decisões orçamentárias, garantindo que os responsáveis pela execução estejam plenamente cientes das metas estabelecidas. Isso envolve uma comunicação clara e eficaz sobre os objetivos financeiros definidos, além de atribuir responsabilidades específicas a cada área ou indivíduo envolvido na implementação do orçamento. Ao garantir que todos compreendam suas metas e papéis, é possível promover um alinhamento organizacional mais eficiente e uma execução mais eficaz das iniciativas orçamentárias. Essa prática contribui para maximizar os resultados e a eficácia do orçamento, impulsionando o sucesso financeiro da organização.

8. Monitoramento e Avaliação Contínua:

É fundamental acompanhar regularmente o desempenho em relação ao orçamento, buscando fazer ajustes sempre que necessário, caso a estrutura orçamentária permita. Essa prática possibilita aprender com as variações identificadas, aprimorando os processos orçamentários futuros. É importante ressaltar que esse acompanhamento deve ser realizado de forma ativa, permitindo o desenvolvimento de ações para minimizar desvios e garantir a eficácia do orçamento. Ao manter uma vigilância constante e proativa sobre o desempenho financeiro, a organização pode tomar medidas preventivas e corretivas oportunas, garantindo uma gestão financeira sólida e eficiente.

Enfim, os processos de Gestão Orçamentária são iterativos e devem ser revisados e ajustados regularmente para garantirem que o orçamento permaneça alinhado com os objetivos organizacionais e as condições de mercado em constante mudança. Essa abordagem iterativa permite que a organização se adapte dinamicamente às demandas do ambiente externo e às necessidades internas, garantindo a relevância e eficácia contínuas do orçamento como uma ferramenta de planejamento e controle. Ao realizar revisões regulares e ajustes conforme necessário, a empresa pode otimizar sua alocação de recursos e tomar decisões informadas para alcançar seus objetivos estratégicos de forma eficiente e eficaz.

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